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Vídeo sobre as mudanças de parametrização no SEI que entrarão em vigor a partir de 04 de março

Publicado: Terça, 16 de Janeiro de 2024, 09h27

Comitê Técnico de Assessoramento à Gestão do SEI – CTSEI informa a emissão da Portaria nº 165, de 16 de junho de 2023 da Reitoria, que dispõe sobre a gestão, a utilização e o funcionamento do SEI na UFTM. A gestão e o acompanhamento do SEI serão realizados com o apoio do CTSEI e de acordo com a observância de deveres e responsabilidades definidos nos Capítulos III e XV da referida Portaria. 

Comunicamos que a partir do dia 04/03/2024, em função do princípio da publicidade na administração pública, os tipos de processos cadastrados no SEI serão configurados, originalmente, de forma a permitir a atribuição dos níveis de acesso público ou restrito. Os processos que foram criados no SEI, anteriores a essa data, não terão alterações no nível de acesso, mantendo a configuração anteriormente cadastrada.

A atribuição do nível de acesso será competência das unidades administrativas e acadêmicas, por meio de seus servidores, que, no momento da abertura do processo e inclusão de documentos deverão analisar o seu conteúdo (dos processos administrativos e documentos) para definir a necessidade de aplicação de restrição de acesso. Independentemente da atribuição de nível de acesso, público/restrito, ao processo, cada documento também deverá ter seu nível de acesso atribuído como público ou restrito segundo o seu conteúdo. Os processos e documentos no SEI deverão, em regra, ter nível de acesso público e, excepcionalmente, restrito ou sigiloso, com indicação da hipótese legal aplicável no ato da criação. 

nível de acesso "Público" permite que os processos e documentos assim categorizados fiquem disponíveis, em inteiro teor, para todos os usuários internos habilitados no SEI e por qualquer usuário externo que realize pesquisa no Módulo de Pesquisa Pública do SEI – ferramenta que possibilita transparência pública e controle social. 

nível de acesso “Restrito” tem seu conteúdo visível somente aos usuários internos das unidades pelas quais o processo tramitou ou a usuários externos credenciados. São consideradas informações com restrição de acesso aquelas de caráter pessoal (por exemplo: RG, CPF, data de nascimento, telefone, endereço) ou protegidas por legislação específica (tais como os sigilos bancário, fiscal, comercial, contábil, profissional, direito autoral e segredo de justiça). 

Já o nível de acesso ‘’Sigiloso’’ se destina para aqueles processos com nível de acesso definido em legislação. Essa categoria de restrição permite que a visualização dos processos ocorra apenas pelos usuários credenciados e autorizados. Também são consideradas sigilosas as informações pessoais sensíveis, (são dados pessoais sensíveis aqueles relativos à origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a um indivíduo). 

Dessa forma, a correta categorização dos documentos e processos no SEI é condição essencial para que seja dada publicidade às informações públicas, resguardando, por outro lado, informações restritas de caráter pessoal ou protegidas por legislação específica, ou sigilosas ou de caráter pessoal. A atribuição de nível de acesso incompatível com as informações contidas no processo ou nos documentos, com base na legislação de referência, será de responsabilidade do usuário. 

Ressalta-se, ainda, a importância de se observar o disposto nos arts. 9º, 21° e 23° desta Portaria, quais sejam: 

Art. 9º O servidor responsável pela abertura do processo deverá: 

I - certificar-se da necessidade do procedimento mediante consulta prévia quanto à existência ou não de processo sobre a mesma matéria; 

II - escolher os tipos corretos de processos e documentos, devendo consultar o Setor de Protocolo e Gestão de Documentos – SEPROT em caso de dúvidas sobre a tipologia mais adequada; 

III - cadastrar as informações requeridas pelo Sistema, no ato da abertura do processo, conforme orientações detalhadas no Manual do SEI, disponível em http://uftm.edu.br/sei

IV – preencher o campo Especificação com resumo do assunto do processo ao iniciá-lo; 

V - verificar a legibilidade de cópia digitalizada inserida como documento externo no processo eletrônico e a sua substituição, caso necessário. 

Art. 21. Documentos que não demandem decisões administrativas, como convites, comunicados, informes ou solicitações de rotina, não deverão ser criados no SEI, devendo ser utilizado exclusivamente o e-mail institucional, sendo vedada a tramitação física do documento, exceto quando se tratar de correspondência externa.

 Art. 23. Deverá ser evitada a replicação de documentos já existentes no processo ou disponíveis em outro meio a fim de não sobrecarregar o banco de dados do Sistema, utilizando-se, para esta finalidade, as ferramentas de link disponíveis. 

Encontra-se neste link, cartilha que trata dos níveis de acesso dos processos administrativos. 

Para demais esclarecimentos, o CTSEI coloca-se à disposição! 

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Ramal: 6210

 

 

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